Automações que funcionam: três casos

Há uma categoria de trabalho que não aparece em nenhuma descrição de funções e consome horas em quase todas as PME: passar informação de um programa para outro. A encomenda que se copia para a faturação, o pedido que chega por e-mail e se regista à mão no CRM, o stock que se atualiza na loja online ao fim do dia. São os três padrões que mais encontramos, e são os três casos deste artigo.

Caso 1: da encomenda à fatura, sem ninguém pelo meio

O que se fazia à mão. A encomenda entra, alguém abre o programa de faturação, cria o documento linha a linha, confere, emite e envia. Em dias cheios, as faturas ficam para o fim do dia; em dias muito cheios, ficam para amanhã.

O que passou a correr sozinho. Os programas foram ligados: a encomenda confirmada cria a fatura no software certificado, com os dados do cliente e as linhas certas, e o documento segue para o e-mail do cliente. Se algo não bate certo, um aviso chega a uma pessoa, com o motivo.

O que a equipa nota. As faturas saem quando a venda acontece, não quando alguém tem tempo. Os erros de digitação desaparecem, porque ninguém digita. E o fim do mês deixa de ter a maratona de conferência, porque ficou tudo registado à medida que aconteceu.

Caso 2: do e-mail ao CRM, sem copiar e colar

O que se fazia à mão. Os pedidos de orçamento chegam por e-mail. Alguém lê, copia o nome, o contacto e o assunto para o CRM, atribui a um comercial e arquiva a mensagem. Quando a caixa aperta, o registo atrasa; quando atrasa, há pedidos que esperam dias ou se perdem.

O que passou a correr sozinho. Cada pedido que entra é lido, registado no CRM com os dados no sítio certo e atribuído segundo as regras da empresa. O comercial recebe o aviso com o contexto todo. O e-mail original fica associado ao registo.

O que a equipa nota. Nenhum pedido fica sem dono. O tempo entre o cliente escrever e alguém pegar no assunto encurta, e a chefia passa a ver a lista inteira num só sítio, em vez de perguntar "alguém respondeu àquele senhor?".

Caso 3: o stock certo nos dois sítios

O que se fazia à mão. A loja física e a loja online viviam separadas: vendia-se ao balcão e o site continuava a mostrar a peça disponível, ou o contrário. A atualização era um ritual de fim de dia, quando havia tempo.

O que passou a correr sozinho. Os stocks sincronizam-se entre os sistemas em intervalos curtos, nos dois sentidos. O que se vende num lado abate no outro. Quando um artigo esgota, o site reflete-o sem esperar pelo fim do dia.

O que a equipa nota. Acabam as vendas de artigos que já não existem e os pedidos de desculpa que vinham a seguir. E acaba o ritual: ninguém volta a "fazer os stocks" à noite.

O denominador comum

Os três casos partilham três decisões que fazem a diferença entre uma automação que dura e uma que se desliga ao fim de um mês:

• Liga-se o que já existe. Nenhum destes casos trocou de programas. A automação vive entre eles, a passar informação pelos canais oficiais de cada um.
• Tudo fica registado. Cada execução deixa rasto: o que correu, quando, com que dados. Quando alguém pergunta "esta fatura saiu?", a resposta está escrita.
• Quando falha, avisa. Nenhum sistema é infalível: a diferença está em saber no momento, com um aviso a uma pessoa, em vez de descobrir na reclamação do cliente.

Como saber se tem um caso destes

Faça a pergunta à equipa: "o que é que copiamos de um sítio para outro todas as semanas?". Se a resposta existir, tem um candidato. Depois valem as perguntas de sempre: quantas vezes acontece, quanto tempo leva, o que custa quando sai errado.

E se o processo ainda não existir, também não é impedimento: desenha-se primeiro, automatiza-se depois. O que não vale a pena é continuar a pagar todos os dias, em horas da equipa, uma ponte que se constrói uma vez.

Se quiser uma resposta honesta sobre o seu caso, fale connosco: dizemos-lhe o que é possível fazer.