Relatórios prontos, sem o dia perdido a montar dados

Em muitas PME existe um dia por semana, ou por mês, que desaparece. É o dia do relatório: exportar de um programa, exportar de outro, colar numa folha, conferir porque os totais não batem, formatar, enviar. Quem o faz sabe que o problema não é a dificuldade. É que o trabalho é sempre o mesmo, e volta sempre.

A segunda-feira antes

O retrato é fácil de reconhecer. As vendas estão no programa de faturação, as visitas no site estão noutro sítio, o stock noutro, as cobranças noutro. Para saber como correu a semana, alguém junta tudo à mão. Entretanto, a reunião de segunda discute números de quarta-feira passada, e as decisões, preços, compras, reforços, tomam-se com uma semana de atraso embutida.

O mais curioso é que todos os números já existem. A empresa já os regista. Só não chegam a tempo nem chegam juntos.

O que muda com um resumo que chega sozinho

A alternativa não é um "projeto de dados". É canalizar o que já se regista:

• Um painel sempre atual, com as vendas, as margens e o stock do dia, para quem precisa de olhar a qualquer momento;
• Um resumo no e-mail, à hora que definir, com a semana em meia página: o que subiu, o que desceu, o que está fora do normal;
• Um aviso quando algo sai da linha, sem esperar pelo relatório: o stock que vai esgotar, a venda anormalmente grande, o dia estranhamente fraco.

A diferença de fundo é essa: em vez de alguém ir buscar os números, os números vêm ter com quem decide.

O que não muda, e convém dizer

A automação não melhora dados mal registados: entrega-os mais depressa. Se os artigos têm nomes duplicados, se há vendas lançadas fora do sítio, se cada loja regista à sua maneira, o painel vai mostrar esse desarrumo todos os dias. Costuma ser, aliás, a primeira vitória do processo: quando os números passam a estar à vista, as falhas de registo deixam de se esconder, e corrigem-se na origem.

Por isso, quando a origem está errada, começamos por aí. Não vale a pena decorar a casa com as fundações tortas.

Os três números de segunda-feira

Cada negócio tem os seus indicadores, mas há três perguntas a que quase toda a PME devia conseguir responder à segunda de manhã, sem abrir três programas:

• Como correu a semana contra a anterior e contra a mesma semana do ano passado? Vender mais do que na semana passada pode ser sazonal; vender menos do que há um ano raramente é.
• Com que margem? Faturação sem margem é movimento, não é resultado. É o número que mais se perde quando os dados vivem separados.
• O que está parado? Stock que não roda, orçamentos sem resposta, faturas por cobrar. O dinheiro parado não aparece em nenhum total, e é dos números que mais importa ver.

Se estas três respostas custam mais do que uns minutos, há um caso claro para arrumar os dados.

Por onde começar

Como em tudo o que fazemos, o conselho é começar pequeno e medir. Escolha o relatório que mais tempo consome e automatize só esse, do registo à entrega. Quando a segunda-feira deixar de ter o ritual da montagem, o segundo relatório escolhe-se sozinho, e o terceiro costuma já vir por arrasto, porque as ligações entre os programas ficam feitas.

O objetivo final não é ter mais relatórios. É decidir com os números desta semana em vez dos da semana passada, e gastar o dia do relatório a trabalhar sobre ele em vez de o montar.

Se quiser uma resposta honesta sobre o seu caso, fale connosco: dizemos-lhe o que é possível fazer.