Software à medida ou ferramentas genéricas?

Há duas maneiras de desperdiçar dinheiro em software. A primeira é pagar um desenvolvimento à medida para resolver um problema que uma ferramenta de prateleira resolvia por uma fração do custo. A segunda é passar anos a contorcer a empresa para caber numa ferramenta que nunca foi pensada para ela. Este artigo é sobre como distinguir uma situação da outra antes de gastar.

Quando a ferramenta pronta chega, e chega bem

Para a maior parte das funções de uma empresa, o software pronto é a resposta certa. Faturação, e-mail, contabilidade, loja online, gestão de clientes: são problemas que milhares de empresas partilham, e as ferramentas que os servem são maduras, baratas e mantidas por equipas inteiras.

Os sinais de que o pronto chega são claros: o seu processo é parecido com o de muitas outras empresas; a ferramenta cobre o essencial do que faz sem truques; e as adaptações que pede são configuração, não contorção. Nestes casos, a nossa recomendação é usar o pronto, e dizemo-lo mesmo quando nos procuram para construir. Construir o que já existe é a pior compra que uma empresa pode fazer.

Quando o pronto deixa de chegar

O problema começa quando o processo que dá dinheiro à empresa, aquele que a distingue, não cabe em nenhuma caixa. Os sinais também são claros:

• O processo vive em folhas de cálculo e e-mail. A folha "final_v3_definitiva", a caixa de correio como arquivo, o estado das coisas na cabeça de alguém.
• Só duas pessoas sabem como funciona. Quando uma falta, o processo coxeia; quando as duas saem de férias, para.
• A ferramenta genérica exige duplo trabalho. Regista-se no programa para cumprir e regista-se na folha para trabalhar, porque o programa não acompanha o processo real.
• As exceções são a regra. Se cada cliente tem condições próprias e cada encomenda é um caso, a ferramenta genérica obriga a escolher entre mentir ao programa ou trabalhar fora dele.

Quando estes sinais se acumulam, o custo do "não construir" já existe: está disperso em horas, erros e dependências de pessoas. Só não aparece numa fatura.

As perguntas a fazer antes de construir

Antes de encomendar software à medida, há perguntas que poupam muito dinheiro:

• O processo está estável? Construir sobre um processo que muda todos os meses é pagar duas vezes. Se ainda está a descobrir como trabalhar, espere ou comece por uma parte pequena.
• Qual é a peça que falta? Raramente é preciso construir tudo. Muitas vezes a resposta é uma área de cliente, um sistema interno de encomendas, uma aplicação para a equipa de rua, ligados ao que já existe.
• Quem vai manter? Software vivo precisa de quem o corrija e o faça evoluir. A resposta tem de existir antes da primeira linha de código.
• O que acontece se o fornecedor desaparecer? A resposta certa: nada de grave, porque o código e os dados são seus e estão documentados.

O que deve ficar seu no fim

Este ponto merece ser dito sem rodeios, porque é onde mais empresas ficam presas. No fim de um projeto à medida, devem ficar em nome da empresa: o código, os dados, as contas de alojamento e a documentação de como tudo funciona. Um fornecedor que construa de outra maneira não lhe está a vender software: está a vender-lhe uma renda vitalícia.

É também por isto que defendemos preço fechado e entregas semanais: o âmbito, o prazo e o preço definidos por escrito antes de começar, e resultados visíveis todas as semanas, para que o risco de construir à medida fique do tamanho certo.

A conta que vale a pena fazer

No fim, a decisão é uma conta com três parcelas: o que custa a ferramenta pronta e as horas que a equipa gasta a contorná-la; o que custa construir e manter a peça à medida; e o que custa não fazer nada, que nunca é zero. Feita a conta com números reais da sua empresa, a resposta costuma ser menos dramática do que parece: usar o pronto em quase tudo e construir só a peça onde a empresa é diferente.

Se quiser uma resposta honesta sobre o seu caso, fale connosco: dizemos-lhe o que é possível fazer.